Kế hoạch đặt mục tiêu tổ chức thực hiện đồng bộ, đúng thời hạn trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, địa phương trong thu thập, tạo lập, cập nhật Cơ sở dữ liệu về dân tộc theo Quyết định số 678/QĐ-BDTTG ngày 2-8-2026 của Bộ Dân tộc và Tôn giáo. Trong đó, xác định rõ trách nhiệm của các sở, ban, ngành và UBND các xã, phường trong việc rà soát, thu thập, tạo lập, cập nhật, xác thực, phê duyệt, quản lý, khai thác và sử dụng dữ liệu thuộc phạm vi quản lý của Thành phố.

Việc xây dựng cơ sở dữ liệu được thực hiện theo nguyên tắc tạo lập một lần, sử dụng nhiều lần, chia sẻ theo thẩm quyền; lấy Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư làm gốc để định danh, đối soát, đồng thời kế thừa, tái sử dụng tối đa dữ liệu hiện có, hạn chế nhập liệu trùng lặp. Dữ liệu phải bảo đảm tiêu chí “đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất, dùng chung”, sẵn sàng kết nối, chia sẻ, đồng bộ với Cơ sở dữ liệu về dân tộc của Bộ Dân tộc và Tôn giáo và các hệ thống khác của Thành phố.

Phạm vi dữ liệu bao gồm toàn bộ thông tin số về công tác dân tộc, đồng bào dân tộc thiểu số, vùng đồng bào dân tộc thiểu số và miền núi, chính sách dân tộc cùng các dữ liệu liên quan trên địa bàn Thành phố. Việc thu thập, tạo lập, cập nhật thực hiện theo danh mục hạng mục dữ liệu, nhóm dữ liệu và trường thông tin do Bộ trưởng Bộ Dân tộc và Tôn giáo ban hành, từ các nguồn như dữ liệu thực địa, hồ sơ, tài liệu, báo cáo, quyết định, kết quả giải quyết thủ tục hành chính đã ký số và dữ liệu được kết nối, chia sẻ từ các cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin chính thức.

Sở Dân tộc và Tôn giáo là cơ quan đầu mối, trực tiếp thu thập, tổng hợp, kiểm tra, xác thực, phê duyệt hoặc trình phê duyệt dữ liệu thuộc thẩm quyền của Thành phố. UBND các xã, phường chịu trách nhiệm trực tiếp tạo lập, xác minh, cập nhật dữ liệu thuộc phạm vi địa bàn quản lý. Người đứng đầu các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm phân công cụ thể người tạo lập, kiểm tra, xác thực, phê duyệt dữ liệu và định kỳ rà soát tài khoản, phân quyền của đơn vị.

Một trong những nhiệm vụ trọng tâm là rà soát, phân loại, chuẩn hóa, làm sạch dữ liệu hiện có trên Hệ thống thông tin dữ liệu về công tác dân tộc của Thành phố tại địa chỉ https://dulieudantoctongiao.hanoi.gov.vn/, bảo đảm sẵn sàng đồng bộ với Cơ sở dữ liệu về dân tộc của Bộ Dân tộc và Tôn giáo tại địa chỉ https://dldt.bdttg.gov.vn/.

Quá trình rà soát tập trung phát hiện dữ liệu thiếu, sai định dạng, trùng lặp hoặc mâu thuẫn; chuẩn hóa theo mã định danh, mã địa bàn, danh mục dùng chung và cấu trúc dữ liệu quy định. Dữ liệu hiện có sau khi được đối soát, xác thực và phê duyệt đúng quy trình sẽ được chuyển đổi thành dữ liệu chính thức để kế thừa, sử dụng, không phải nhập lại.

Đối với dữ liệu phát sinh, các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện thu thập từ các nguồn thuộc phạm vi quản lý, nhập trực tiếp lên nền tảng hoặc số hóa từ văn bản, hồ sơ, quyết định. Dữ liệu phải được chuẩn hóa, số hóa, nhập, cập nhật, làm sạch, xác thực và phê duyệt theo quy trình nghiệp vụ, kỹ thuật của Bộ Dân tộc và Tôn giáo. Việc cập nhật được thực hiện kịp thời khi có thông tin mới, thay đổi trạng thái hoặc đến kỳ báo cáo. Dữ liệu chính thức không được sửa trực tiếp hoặc xóa tùy tiện mà phải tạo phiên bản mới, đồng thời lưu vết lịch sử.

Thành phố thực hiện kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa hệ thống của Thành phố với Cơ sở dữ liệu về dân tộc của Bộ Dân tộc và Tôn giáo thông qua Nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu của Thành phố (LGSP), sử dụng dịch vụ chia sẻ dữ liệu (API) theo Nghị định số 278/2025/NĐ-CP ngày 22-10-2025. Việc đối soát, định danh dữ liệu cá nhân được thực hiện với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo nguyên tắc một nguồn tin cậy duy nhất, đồng thời bảo đảm liên thông các danh mục dùng chung về đơn vị hành chính và dân tộc.

Kế hoạch yêu cầu lập hồ sơ đề xuất và triển khai phương án bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ đối với Hệ thống thông tin dữ liệu về công tác dân tộc của Thành phố. Trước khi phân quyền truy cập, dữ liệu phải được phân loại theo tính chất, gồm dữ liệu cá nhân, dữ liệu cá nhân nhạy cảm, dữ liệu nội bộ, bí mật nhà nước và dữ liệu dùng chung. Các cơ quan, đơn vị phải ghi nhật ký truy cập hệ thống, kịp thời thu hồi tài khoản của cán bộ, công chức chuyển công tác hoặc không còn phụ trách lĩnh vực dân tộc.

Công tác kiểm tra được thực hiện định kỳ hằng năm hoặc đột xuất, tập trung đánh giá tính đầy đủ, chính xác, hợp lệ, mức độ trùng lặp và tính kịp thời của dữ liệu. UBND các xã, phường và các sở, ngành Thành phố có trách nhiệm gửi báo cáo kết quả tạo lập, cập nhật dữ liệu định kỳ hằng tháng hoặc đột xuất về Sở Dân tộc và Tôn giáo để tổng hợp, báo cáo UBND Thành phố và Bộ Dân tộc và Tôn giáo.

Việc triển khai đồng bộ các nhiệm vụ trên nhằm bảo đảm Cơ sở dữ liệu về dân tộc của Thành phố được xây dựng, cập nhật theo đúng quy trình, thống nhất về dữ liệu, đáp ứng yêu cầu kết nối, chia sẻ và khai thác theo quy định.

Nguyễn Như Quyền