Số hóa toàn diện tài liệu Đảng, chính quyền, đoàn thể: Hình thành cơ sở dữ liệu dùng chung cho thành phố

Ngày 5-6-2025, Phó Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội Nguyễn Trọng Đông đã ký ban hành Kế hoạch số 155/KH-UBND về việc triển khai Đề án “Xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung từ số hóa tài liệu tập trung của các cơ quan trên địa bàn thành phố Hà Nội”.

Mục tiêu của kế hoạch là tiến hành số hóa và sắp xếp lại hồ sơ tài liệu nhằm phục vụ việc dừng hoạt động cơ quan cấp huyện, sáp nhập cơ quan cấp xã. Đồng thời, hình thành cơ sở dữ liệu hành chính dùng chung trên phạm vi toàn thành phố, bao gồm tài liệu của cả ba khối: Đảng, chính quyền và đoàn thể. Dữ liệu sẽ được tập trung, liên thông, chia sẻ và khai thác hiệu quả, phục vụ công tác quản lý điều hành, không phụ thuộc vào hồ sơ giấy, tích hợp công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI), đảm bảo dễ dàng truy xuất, minh bạch thông tin và cải cách mạnh mẽ thủ tục hành chính.

Lộ trình triển khai rõ ràng, đảm bảo tiến độ và chất lượng kỹ thuật

Kế hoạch được chia làm hai giai đoạn chính:

Năm 2025: Tập trung chỉnh lý, số hóa tài liệu tại các cơ quan Đảng, chính quyền cấp huyện và cấp xã. Tài liệu được lựa chọn là hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và kết quả giải quyết thủ tục hành chính còn hiệu lực. Đồng thời, tiến hành xây dựng kho cơ sở dữ liệu hành chính dùng chung, lưu trữ dữ liệu phát sinh từ văn bản trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

Năm 2026: Triển khai chỉnh lý, số hóa tài liệu còn lại của khối Đảng, chính quyền cấp Thành phố và đoàn thể các cấp. Đồng thời, hoàn thiện, mở rộng và phát triển kho cơ sở dữ liệu về cấu trúc, tính năng, nguồn dữ liệu và phương thức khai thác.

Việc kết nối, thu thập dữ liệu từ các hệ thống, cơ sở dữ liệu khác về kho dùng chung sẽ được thực hiện ngay từ năm 2025 và tiếp tục duy trì trong các năm tiếp theo.

Cụ thể về tiến độ thực hiện:

Hạng mục số hóa cấp huyện, xã: Hoàn thành giai đoạn chuẩn bị đầu tư trước ngày 25-6-2025; giai đoạn thực hiện đầu tư trước 15-8-2025; hoàn tất thi công vào tháng 12-2025.

Hạng mục xây dựng kho dữ liệu hành chính dùng chung: Hoàn thành trong năm 2025 và đưa vào vận hành chính thức từ tháng 2-2026.

Phối hợp đa ngành, đảm bảo kỹ thuật, bảo mật và hiệu quả sử dụng

UBND thành phố giao Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố là cơ quan thường trực, chủ trì tổ chức triển khai kế hoạch, xây dựng quy trình, theo dõi và tổng hợp kết quả thực hiện. Sở Khoa học và Công nghệ chịu trách nhiệm thẩm định phương án kỹ thuật - công nghệ, bảo đảm hạ tầng công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu cài đặt và lưu trữ dữ liệu.

Các cơ quan Đảng, chính quyền cấp xã trước khi sáp nhập có trách nhiệm bàn giao đầy đủ tài liệu cho đơn vị tiếp quản. Sau sáp nhập, tài liệu sẽ được chuyển về Trung tâm Phục vụ hành chính công để chỉnh lý, số hóa. Các cơ quan liên quan cũng cần cử nhân sự phối hợp giám sát thi công, đảm bảo tiến độ và chất lượng triển khai.

Việc số hóa phải đảm bảo đúng quy trình nghiệp vụ: phân loại theo khối cơ quan, xác định thời hạn bảo quản, loại trừ tài liệu trùng thừa, hư hỏng. Tài liệu được quét thành định dạng PDF/A hai lớp, bóc tách dữ liệu để hình thành siêu dữ liệu (metadata), cho phép truy xuất, tích hợp, chia sẻ và kết nối với các cơ sở dữ liệu quốc gia như dân cư, đất đai, doanh nghiệp, cán bộ.

Đặc biệt, UBND thành phố nhấn mạnh yêu cầu đảm bảo an toàn thông tin, phân quyền truy cập chặt chẽ, tận dụng nguồn lực hiện có kết hợp thuê dịch vụ phù hợp để tăng tốc độ triển khai nhưng vẫn giữ vững vai trò kiểm soát của Nhà nước.

Việc xây dựng cơ sở dữ liệu hành chính dùng chung không chỉ là yêu cầu tất yếu trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, mà còn thể hiện quyết tâm chính trị của thành phố Hà Nội trong xây dựng chính quyền hiện đại, phục vụ người dân, doanh nghiệp và xã hội với tinh thần công khai, minh bạch, hiệu quả.

Hồng Hạnh